Moderne Warenwirtschaft im Werkzeug- und Maschinenhandel

Geschäftsführer Steffen Schultze „Da die Zeit sehr drängte und nur über ein

Notsystem aus den 90iger Jahren Belege erstellt werden konnten, durfte von der

Recherche, Auswahl, Angebotserstellung und Installation der neuen Warenwirtschaft

höchstens vier Wochen vergehen.“

Es kamen daher nur Anbieter in Frage, die schnell vorführen und schnell liefern konnten.

Zudem musste die neue Warenwirtschaft drei weitere Hürden nehmen, um überhaupt in die engere Auswahl zu gelangen:

• Die Gesamtkosten für die Warenwirtschaft mit Lagerverwaltung, Bestellwesen, OP-Verwaltung, Zahlungsverkehr und Mahnwesen sollte für zehn Arbeitsplätze nicht mehr als 10.000 € kosten. Für die frühere Lösung hatte Werkzeug Schultze wesentlich mehr ausgegeben, ohne mit den Leistungen jemals richtig zufrieden gewesen zu sein.
• Die Einarbeitung und Schulung der Mitarbeiter und der Einsatz im Betrieb mussten schnell gehen, als Ziel waren maximal drei Tage gefordert.
• Das neue Programm musste vor der Entscheidung ohne Kosten und Verpflichtungen im Haus installiert werden, so dass es schnell, aber intensiv nach allen Vorgaben geprüft werden konnte.

Nur drei Anbieter genügten diesen Anforderungen, zwei davon schieden wieder aus. Die Anforderungen an neue Hardware waren Werkzeug Schultze hier zu hoch, da erst vor kurzem neue Hardware angeschafft wurde und diese zu nutzen sein sollte. Im Rennen blieb die TopKontor Warenwirtschaft der blue:solution software aus Rheine. Auch der Vertreter vor Ort, UniBüro Technik, überzeugte. „Wir konnten wie gewünscht das Programm in Ruhe prüfen. Es wurde auf meinem Laptop installiert und ich konnte mich unabhängig vom Tagesgeschäft damit befassen.“ so S. Schultze. Auch einen wichtigen Test, das Einlesen einer CD mit Artikeldaten von einem großen Lieferanten der Firma, bestand TopKontor ohne Probleme. Innerhalb von einer Stunde waren 40000 Artikeldaten mit allen Merkmalen eingepflegt und uneingeschränkt verwendbar.

Dass UniBüro Technik mit Ihrem Geschäftsführer Peter Schön nur wenige Kilometer entfernt war, hat sich auch später noch ausgezahlt. Ein  kompetenter Ansprechpartner vor Ort spart Zeit und damit auch Geld, so die Erfahrung. Die Entscheidung fiel in Schönebeck schnell. Das Programm überzeugte in seinem Funktions- und Leistungsumfang. Zudem war es wesentlich moderner, einfacher, schneller und bequemer zu bedienen als sein Vorgänger aus dem Jahr 2000.

Auch die Einführung gelang innerhalb des gewünschten Zeitraums. Es wurde an einem Wochenende installiert und eingerichtet, am Montag in Betrieb genommen und ab Dienstag normal benutzt. Eine wesentliche Voraussetzung war, dass das Programm so selbsterklärend aufgebaut ist, dass jeder Mitarbeiter innerhalb weniger Tage damit arbeiten konnte. Die durchweg positive Einschätzung hat sich auch nach einem halben Jahr täglicher Arbeit bestätigt. „TopKontor“ verwaltet zu diesem Zeitpunkt bereits 300.000 Artikel. Der Vorgänger hatte hier weit weniger zu bieten, da sich die Artikel-Übernahme wesentlich schwieriger gestaltete.

Der große Vorteil bei TopKontor: Das Programm importiert Daten von Lieferanten in den verschiedenen Formaten direkt von CD zu importieren. Früher musste dies über umständliche Zwischenprogrammierungen geschehen. Auf diese Weise spart das neue Programm dem Unternehmen viel Zeit und somit Geld. Eine ähnliche Arbeitserleichterung sind die zahlreichen Exporte aus TopKontor z.B. in Microsoft Excel. Auf diese Weise kann S. Schultze zusätzlich den vielen im Programm vorhandenen Auswertungen nahezu beliebige weitere Statistiken erstellen. Alle Auswertungen lassen sich genauso wie die Formulare für Rechnungen, Angebote und ähnliches einfach und exakt an die individuellen Wünsche jedes Betriebes anpassen.

Auch darüber hinaus sind sehr viele individuelle Eingriffe und damit auch Korrekturen möglich. So viele, dass der Inhaber das sehr detaillierte und präzise Berechtigungssystem von „TopKontor“ schätzt: „Ich kann für jeden Mitarbeiter bis hin zu dem einzelnen, auf dem Bildschirm angezeigten Feld festlegen, ob der Inhalt nur sehen, oder ändern oder löschen kann oder ob es überhaupt nicht angezeigt wird. So hat er sich allein vorbehalten, Korrekturen in der Buchhaltung vor der Übergabe an den Steuerberater vorzunehmen. „TopKontor“ ist so flexibel, dass jede Eingabemaske individuell gestaltet werden kann.